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Enforcement einer europäischen Richtlinie erhöht die Chancen für den IT-Mittelstand größere Ausschreibungen zu gewinnen

Öffentliche Aufträge und Beschaffungen nehmen nach Schätzung der OECD ein Volumen von etwa 500 Milliarden Euro ein. Dies stellt insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen eine beträchtliche Beschaffungsquelle dar. Da das öffentliche Beschaffungswesen von Bund und Länder häufig in der Kritik stehen, werfen wir einmal einen Blick durch unsere Mittelstandsbrille auf das Thema.

Die Ausgangslage

2014 wurde die europäische Richtlinie zur öffentlichen Auftragsvergabe veröffentlicht und 2016 im Vergabemodernisierungsgesetz des Bundes 2016 überarbeitet. Als ein Ziel der Überarbeitung wurde die Steigerung der Partizipation von KMU an öffentlichen Ausschreibungen definiert. Ein wichtiges Element zur Vereinfachung des Zugangs zu öffentlichen Ausschreibungen für KMU bildete dabei die Aufteilung von Leistungsbestandteilen in Lose und an die Bedürfnisse und Fähigkeiten von KMU anzupassen. Diese und weitere Richtlinien sind Bestandteil einer europäischen Roadmap, um das Vergabeverfahren in der EU zu verschlanken, den Zugang zu öffentlichen Aufträgen diskriminierungsfreier und im Sinne des E-Government-Prinzips digitaler zu gestalten.

Der Status Quo

Die Datenlage zur Auftragsvergabe im öffentlichen Beschaffungswesen ist sehr diffus: eine einheitliche Datenerhebungsgrundlage auf föderaler Ebene existiert in Deutschland nicht. Dies zeigt unter anderem das Ergebnis einer OECD-Studie zur Beteiligung von KMU in den Bundesländern: Einige Bundesländer geben Schätzungen ab, dass die Beteiligung an öffentlichen Ausschreibungen zwischen 30 und 95% sind, andere Bundesländer können lediglich Tendenzen aufzeigen, weitere Bundesländer führen keine Statistiken.

Der Bund arbeitet derzeitig an einer bundesweiten Vergabestatistik. Ab dem 01. Oktober 2020 wird es ein einheitliches Monitoringsystem geben, dass grundlegende Daten zum deutschen Vergabesystem beinhaltet.

Im gesamteuropäischen Durchschnitt ist die Beteiligung für Deutschland in absoluten Zahlen an öffentlichen Ausschreibungen überdurchschnittlich, jedoch spiegelt sich die Quantität der vergebenen Aufträge nicht in der Wertschöpfungsleistung wider. Auf Bundesebene wurden in 2017 in rund 3 von 4 Fällen Aufträge an KMU vergeben. Die branchenbezogene Partizipation von KMU an öffentlichen Ausschreibungen weist starke Schwankungen zwischen den Branchen auf: Im Bereich des IT-Services wurden im EU-Durchschnitt insgesamt 66% der ausgeschriebenen öffentlichen Aufträge an KMU vergeben. Dies entspricht jedoch lediglich 29% des Gesamtauftragswerts im IT-Servicebreich, d.h. 71% der Gesamtauftragswerte wurden von Großunternehmen akquiriert.

Die öffentliche Vergabe in Deutschland erfolgt über eine Vielzahl an digitalen Plattformen und Vergabeportalen. Die Daten sind in den meisten Fällen öffentlich und digital zugänglich, jedoch mit großen Rechercheaufwänden verbunden. Ein zentralisiertes, konzertiertes und länderübergreifendes Vergabeportal ist nicht in Planung.

Fazit

Der europäische Gedanke, das Beschaffungswesen zu modernisieren und KMU-freundlicher zu gestalten, ist richtig und notwendig. Der administrative Aufwand ist weiterhin eines der Hauptprobleme bei der Akquisition von Aufträgen im öffentlichen Sektor. Je großvolumiger die Vorhaben werden, desto größer sind das Nachweisverfahren und der administrative Aufwand für KMU. Dieser Aufwand wird monetär nicht entschädigt und stellt selbst für entsprechend aufgestellte KMU ein großes Geschäftsrisiko dar.

Zudem ist Deutschland durch sein föderales System im Ausschreibungsbereich stark fragmentiert. Jedes Bundesland hat seine eigene Beschaffungsplattform, hinzu kommt der Bund mit einem eigenen Beschaffungsportal, und viele Kommunen sind auf eigenen Pfaden unterwegs.

Als weiteres Intransparenzkriterium sind die nicht immer klar und teilweise sehr aufwendig formulierten Leistungsbeschreibungen inklusive chiffrierter Anforderungen an die Bieter zu nennen. Hinzu kommt oft – je nach Ausschreibungsart – als Anforderung die Ausarbeitung von Konzepten, detaillierten Arbeitsplänen etc. von Bietern, ohne das nachvollziehbar wird, wer diese Informationen erhält und weiterverwertet.

Ebenso fraglich ist in manchen Fällen die Vergabeentscheidung: Es gibt de facto keine unabhängige Instanz im deutschen Vergabeverfahren, die die Objektivität einer Entscheidung bestätigen kann. Die Entscheidungshoheit obliegt dem Ausschreibenden. Bestehen ernsthafte Zweifel an der Vergabe eines öffentlichen Auftrags, hat der Benachteiligte lediglich die Möglichkeit, den kosten- und nachweisintensiven Klageweg mit offenem Ausgang einzuschlagen.

Und leider werden nicht selten Vergaben eher nach subjektiv-qualitativen Kriterien gefällt anstelle von objektiven, auf rationalen Argumenten beruhenden Kriterien. Als Beispiel können die Kettenverträge herangezogen werden, die nach Ablauf eines Vertrags an den gleichen Auftragnehmer vergeben werden, der den vorherigen Vertrag ausgeführt hat. Selbst wenn 2 Bieter auf eine Ausschreibung die gleichen Kriterien erfüllen würden, kann der öffentliche Auftraggeber als Vergabegrund angeben, dass positive Erfahrungen mit dem Unternehmen des vorherigen Auftrags gemacht wurden und daher als ausschlaggebender rund für die Vergabe herangezogen werden, da dies als Aspekt der Wirtschaftlichkeit herangezogen werden kann (geringere Rüstzeit, da Anlage bereits bekannt etc.).

Die vorgenannten Gründe bedeuten jedoch nicht, öffentliche Ausschreibungen nicht anzugehen. Im Gegenteil: Der Mittelstand hat ausreichend Power und ausreichend Argumente in Form von Kompetenzen, regionaler Verankerung und seiner Vernetzungsstärke, öffentliche Aufträge zu akquirieren und beim steigenden Marktbedarf nach Dienstleistungen sein Leistungsportfolio erfolgreich zu platzieren.

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